ПРОДУКТИВНОСТТА, ЧАСТ 2: Приложения, които ще ви помогнат да сте по-продуктивни. Въпрос с повишена трудност – как да изберем?

Няма как компютърно приложение да ви направи по-продуктивни, без система, която има смисъл точно за вас и трудностите, които вие лично срещате. За да си изберете система за продуктивност, първо трябва добре да обмислите типа работа, която изпълнявате и какви точно са пречките по пътя ви да я свършите по-добре или навреме.

В първия блог пост от поредицата започнахме с това, че продуктивността не е свързана единствено и само с вас. Казахме, че първата стъпка е да помислите какво е във и извън вашия контрол. В настоящия пост ще обсъдим как да правите малко по-добре нещата, които сте в състояние да промените.

НАСТРОЙТЕ ТАЙМЕРА СИ

Преди да навлезем по-надълбоко в приложенията и системите, от които да изберете най-подходящата за вас, нека да направим това простичко упражнение:

1. Изберете си една задача, която искате да свършите
2. Настройте таймера си на 10 минути
3. Фокусирайте се единствено и само върху тази задача за тези десет минути

Ако сте късметлии, ще напреднете в изпълнението и, а може дори и да я приключите. Много вероятно е, обаче, просто да прекарате 10 минути, изкушавани от различни неща, които ви разсейват и това също е ОК. Ако усетите, че всъщност искате да правите нещо друго – да си проверите мейла, да отворите Фейсбук или да изпратите съобщение на приятел, запишете си този импулс. По-често ще откривате, че успявате да устоявате на разсейващите изкушения.

Също толкова важно, колкото и да изберете стратегията си за продуктивност, е да си направите списък с нещата, които се изпречват по пътя ви да сте продуктивни.

ЗАДАЧИТЕ, ВЪРХУ КОИТО РАБОТИТЕ

Как организирате задачите си? Преди да изберете приложение, което да ви помогне да сте по-продуктивни, трябва да помислите за различните подходи към „какво“ и „кога“.

Съществуват 3 класически системи за продуктивност, всяка от които по малко по-различен начин ще организира работата ви:

Часовник (Timeboxing) е система, при която планирате определено време за изпълнението на всяка задача от списъка си със задачи. Вероятността в някои случаи вече да го правите, е доста висока. Един добре известен пример е планирането на срещи. Тази система е препоръчвана от доста експерти, „защото ако не планирате деня си, някой друг ще го направи вместо вас“. Най-важното тук е да определите нещата, които трябва да проследите и да им намерите място в календара си.

Да приключим задачите (ДПЗ) е персонална система за продуктивност, която поставя акцента върху това да прехвърлите задачите, които са в главата ви в система, на която да разчитате. Ето какви са стъпките, които да следвате:

• Заснемете: Запишете всички задачи, които имате да изпълнявате.
• Пояснете: Решете дали всяка задача е изпълнима. Отсейте тези, които не са.
• Размислете: Прегледайте отново и приоритизирайте списъка си със задачи.
• Организирайте: създайте си бележки с напомняне за задачите, които са изпълними. Веднага свършете тези, за които са ви необходими по-малко от 2 минути.
• Ангажирайте се: Захващайте се за работа!

Канбан е система, която проследява задачите, според фазата на изпълнение: предстоящо, в изпълнение, изпълнено. В Канбан всеки от тези статуси се превръща в отделен „борд“ и задачите се местят от един в друг, докато работите по тях.

КАК ДА СИ ИЗБЕРЕМ ПРИЛОЖЕНИЕ

Помнете, че системата, която ще решите да приложите е по-важна от апликацията, която ще изберете. Ето защо, пробвайте всеки един от подходите, представени по-горе за ден или два, като проследявате и записвате изпълнението на задачите си било то на хартия или в уърд, или пък в електронна таблица, преди да изберете апликацията.

Представяме ви 5 популярни приложения за продуктивност, като обобщаваме кои функционалности според нас са добри и на коя от описаните по-горе системи отговарят.

Технологиите могат както да ви разсейват, така и да ви помагат да се предпазите от разсейване. Ето някои трикове, които работят независимо от това кой инструмент или система ползвате, за да проследявате задачите си:

Сложете телефона си на режим „Не безпокойте по време на шофиране“, дори и да не шофирате в момента. Това ще ви тренира да се справите с усещането, че трябва веднага да отговорите на всяко получено съобщение.

Променете настройките си за нотификации. Две трети от ползвателите на смарт телефони не го правят и се разсейват от повече звънкания и сигнали, отколкото всъщност са им необходими.

Опитайте SelfControl – https://selfcontrolapp.com. Тази безплатна апликация ще ви предпази от проверяването на уебстраници по време на периода, който се определили за фокусирана работа.

Отглеждайте виртуално дърво. С апликацията Forest – https://www.forestapp.cc, може да сложите таймер за времето, през което ще работите и дървото ви ще процъфтява, докато сте фокусирани и не пипате телефона си. Ако нарушите договореността с апликацията (и със себе си) и ползвате телефона – дървото умира, а вие „не искате да сте виртуален убиец на дървета“, нали?

Намерете си партньор. Ако нямате приятел или колега, които честно да ви казват как използвате времето си, опитайте сайт като https://www.focusmate.com, където може да заявите време за работа и да се свържете с друг човек, който има сходен график. Няма да повярвате колко ефективно е да има още един човек, който върши същата фокусирана работа, както вас, по същото време.

КАКВО ДА ОЧАКВАТЕ В СЛЕДВАЩИЯ НИ ПОСТ

Ще разгледаме някои от малките промени, които ще разведрят обкръжаващата ви среда.

Беше ли ви полезна тази публикация? Споделете впечатленията си!

Използвате ли апликации, с които управлявате времето и продуктивността си? Кои според вас ви вършат най-добра работа? Имате ли своя система за продуктивност? Споделете с нас!