TIETOSUOJAILMOITUS

CARVE-hanke: Työn tuottavuuden parantaminen yksilölliseen vuorokausirytmiin ja rauhoittumishetkiin perustuvalla työn tuunaamisella

Tietosuojalaki 2018/1050, EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679.

Tämä dokumentti perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) 13 ja 14 artikloihin, sekä tarkentaa ja täsmentää tutkimus- tai hankekohtaisesti henkilötietojen käsittelyn informointia. Taustalla toimii Tutkimustieto-tietoryhmän tietosuojailmoitus, joka löytyy osoitteesta xamk.fi/tietosuojailmoitus.

1. Rekisterinpitäjä

Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy

PL 68 (Patteristonkatu 3)

50101 Mikkeli

Puhelinvaihde 040 655 0555

Y-Tunnus: 2472908-2

Tutkimustieto- tietoryhmän vastaava:

Minna Pasila

sopimus- ja IPR-asiantuntija

1. 050 312 5109

minna.pasila@xamk.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

• Ammattikorkeakoulun työelämäyhteistyön sekä tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnan (TKI-toiminta) toteuttaminen
• Asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hoitaminen, sisältäen myös palveluiden myynnin ja yhteistyöprojektien toteuttamisen
• Markkinointi ja tiedottaminen
• Tieteellinen tutkimus
• Lisäksi CARVE-hankkeessa henkilötietojen käsittely on tarpeen yksilöllisen hyvinvointineuvonnan toteuttamiseksi.

Henkilötietojen käsittely tieteellisessä tutkimuksessa perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen sekä kansalliseen tietosuojalakiin. Tieteellinen tutkimus on tietosuoja-asetuksen tarkoittama yleisen edun mukainen tehtävä, jolloin yleisen edun mukainen tieteellinen tutkimus on käsittelyperuste henkilötiedoille (Tietosuojalaki, Artikla 9 j). Tietosuoja-asetuksessa (resitaali 159) tutkimuksen käsite kattaa myös TKI-toiminnan.

Tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoimintaan (TKI) liittyvän yhteistyön tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu lisäksi ammattikorkeakoulun lakisääteisiin tehtäviin, jotka on kuvattu ammattikorkeakoululaissa 932/2014, ja hankekohtaisiin rahoitusehtoihin.

Rekisterin henkilötietojen käsittely perustuu asialliseen yhteyteen tai sellaisen sopimuksen täytäntöönpanoon, jossa rekisteröity on osallisena. Oikeusperusteena on myös rekisteröitävän suostumus rekisteriin lisäämisestä ja tietojen keräämisestä kirjallisella lomakkeella.

Käsittelyn perusteena on ammattikorkeakoulun oikeutettu etu silloin, kun kyseessä on liiketoiminta ja käsitellään potentiaalisten asiakkaiden tietoja. Henkilötiedot tallennetaan tässä vaiheessa, jotta potentiaaliseen asiakkaaseen voidaan olla yhteydessä. Potentiaalisesta asiakkaasta tallennetut henkilötiedot poistetaan rekisteristä kokonaan, mikäli asiakkuutta tai sidosryhmäyhteistyötä ei synny.

3. Tutkimuksen tai hankkeen nimi, luonne, kesto ja suorittajat

CARVE: Työn tuottavuuden parantaminen yksilölliseen vuorokausirytmiin ja rauhoittumishetkiin perustuvalla työn tuunaamisella

Kehittämishanke (1.6.2019-30.9.2021)

Projektipäällikkö:

Minna Männikkö

Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu

Raviradantie 22 B

50100 Mikkeli

1. 040 480 7369

minna.mannikko@xamk.fi

TKI-asiantuntija / Yhteyshenkilö:

Marko Tanskanen

Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu

Raviradantie 22 B

50100 Mikkeli

1. 040 645 9207

marko.tanskanen@xamk.fi

TKI-asiantuntija:

Susanne Kumpulainen

Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu

Raviradantie 22 B

50100 Mikkeli

1. 040 191 6946

susanne.kumpulainen@xamk.fi

4. Yhteistyöhankkeena tehtävän tutkimuksen osapuolet ja vastuunjako

Active Life Lab tutkimus- ja kehitysyksikkö, Xamk Mikkeli

• Hyvinvointiteknologiaosaaminen

KU Leuven yliopisto, Belgia

• Vuorokausirytmiin perustuvat työntuunausmenetelmät

Idein Ltd. tutkimuskeskus, Bulgaria

• Työhyvinvointi-interventiot

Hankkeen sisältö, materiaalit ja tuotokset laaditaan kansainvälisenä yhteistyönä partnereiden vahvuuksia hyödyntäen. Tutkittavien yksilökohtaisia henkilötietoja ei siirretä osapuolien välillä.

5. Rekisterin tietosisältö

Käsiteltäviä henkilötietoja ovat nimi, sukupuoli, ikä, pituus, paino, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Lisäksi käsiteltäviä tietoja voivat olla henkilön tehtävänimike ja työpaikka tai organisaatio. Pääsääntöisesti puhelin-, sähköposti- ja osoitetietoina rekisteröidään henkilön työpaikkaan liittyvät yhteystiedot. Mikäli yhteystiedot saadaan henkilöltä itseltään, ne voivat olla myös kotipuhelin- ja kotiosoitetiedot.

Tutkimukseen liittyen tallennettavia tietosisältöjä ovat myös alkukyselylomakkeeseen annetut vastaukset henkilökohtaiseen vuorokausirytmiin, uneen ja persoonallisuuteen liittyen, sekä tuntikyselylomakkeisiin annetut vastaukset työpäivän aikaisista vireystiloista ja mielialoista. Hyvinvointiteknologialla ulkoisesti mitattavia ja tallennettavia tietosisältöjä ovat erilaiset muuttujat henkilöiden sykkeestä, hermoston toiminnasta ja aivojen aktivaatiosta.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan tutkittavien edustamalta yritykseltä tai yhdistykseltä, tutkittaville lähetettävistä kyselylomakkeista ja hyvinvointiteknologiasta saatavasta datasta.

Rekisteröitävältä pyydetään suostumus rekisteriin lisäämisestä ja tietojen keräämisestä kirjallisella lomakkeella.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Anonymisoituja tietoja voidaan siirtää tutkimuksen osapuolien välillä (Xamk, KU Leuven, Idein Ltd.). Yksittäiset henkilöt eivät ole tunnistettavissa näistä tiedoista.

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta EU:n/ETA-alueen ulkopuolelle. Xamkissa käytetään tallennustilana Microsoftin tarjoamia pilvipalveluita (Microsoft OneDrive). Microsoft saattaa siirtää näihin palveluihin tallennettua tietoa tai niiden varmuuskopioita EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Microsoftin tietosuojalauseke on luettavissa osoitteesta: https://privacy.microsoft.com/fi-FI/privacystatement

8. Henkilötietojen säilyttämisaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun niiden käyttötarve on edelleen olemassa. Hanketoiminnassa henkilötiedot säilytetään rahoittajan edellyttämän arkistointiajan mukaisesti. Yksilöityjä hyvinvointitietoja säilytetään kuitenkin vain hankkeen päättymiseen asti.

Mikäli rekisteröity pyytää poistamaan itseään koskevat henkilötiedot, ne poistetaan rekisteristä. Mikäli henkilö peruu suostumuksensa tietojensa käyttämiseen tietyssä tarkoituksessa, tämä merkitään järjestelmään kyseisen henkilön tietoihin.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Sähköiset tiedot tallennetaan asianmukaisesti tietojärjestelmään, jonka käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, ja järjestelmiin tunnistautuminen on kaksivaiheinen. Järjestelmän tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus. Yksilötiedot on salattu yksilöllisillä tunnusluvuilla.

Kirjallisesti täytetty kyselyaineisto ja hyvinvointimittauksiin liittyvä manuaalinen aineisto arkistoidaan lukittuun tilaan rekisterinpitäjän toimitiloissa.

Rekisterinpitäjä ilmoittaa mahdollisista tietoturvaloukkauksista suoraan viranomaisille tai käyttäjälle voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

10. Rekisteröidyn oikeudet

10.1 Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröity voi pyytää itselleen itseään koskevat tiedot. Pyynnössä rekisteröidyn tulee yksilöidä, mitä tietoja pyyntö koskee.

10.2 Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi tehdä pyynnön tietojensa oikaisemisesta. Rekisterinpitäjä päivittää rekisterissään olevat henkilötiedot myös oma-aloitteisesti aina, kun hän saa niistä tiedon joko rekisteröidyltä itseltään tai julkisista lähteistä.

10.3 Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröity voi ilmoittaa kirjallisesti kiellon henkilötietojensa käyttämiseen. Tästä kiellosta tehdään merkintä rekisteriin. Rekisteröity voi myös pyytää poistamaan itseään koskevat henkilötiedot rekisteristä. Tiedot poistetaan, mikäli Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy:llä ei ole lakiin perustuvaa syytä säilyttää tietoja, esimerkiksi sopimusvelvoitteen täyttäminen tai TKI-työn toteuttaminen.

10.4 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus käsittelyn rajoittamiseen, jos yksi seuraavista toteutuu:

– Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.

– Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan

niiden käytön rajoittamista.

– Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity

tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

– Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä artikla 21 kohdan nojalla odotettaessa sen

todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

10.5 Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa erityisellä perusteella henkilötietojensa käsittelyä, joka perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

10.6 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada koneluettavassa muodossa häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on rekisterinpitäjälle toimittanut, mikäli käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti.

10.7 Suostumuksen peruuttaminen

Rekisteröidyllä tulee olla tieto oikeudesta peruuttaa suostumus aina niin halutessaan.

10.8 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tätä asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Tutkittavat / rekisteröity voivat tehdä kaikki tähän tutkimukseen liittyvät pyynnöt alla olevalle yhteyshenkilölle:

TKI-asiantuntija / Yhteyshenkilö:

Marko Tanskanen

Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu

Raviradantie 22 B

50100 Mikkeli

1. 040 645 9207

marko.tanskanen@xamk.fi